El trabajo en equipo. Dinamica de Grupos

EL TRABAJO EN EQUIPO

Significado del trabajo en equipo

Para realizar de una forma más efectiva el trabajo es ineludible crear un equipo para identificar y eliminar las dificultades individuales y para adoptar las actuaciones adecuadas.

Un equipo es la interacción entre los distintos miembros del mismo. Cada uno asume la responsabilidad de crear una perspectiva, de asumirla y comprometerse para alcanzarla.

Y un equipo de trabajo tiene la configuración de un grupo entendido como el que está formalmente constituido para lograr un fin con el esfuerzo colectivo. Sus miembros son interdependientes y saben que trabajar juntos lleva a decisiones más eficaces que si lo hicieran de forma aislada. El grupo se constituye en responsable dentro de un contexto organizacional.

Cuando hablamos de trabajo en equipo nos referimos a acciones en las que participan todos los miembros de una organización, con interacciones frecuentes, que se definen y son definidos como miembros de este equipo. Estos, comparten normas y procedimientos, participan en una serie de roles establecidos en la organización de una forma entrelazada, persiguiendo metas u objetivos promovidos interdependientemente. Tienden a intervenir para la consecución de objetivos de forma unitaria y responsable.

Para concretar más es preciso diferenciar el trabajo en equipo de lo que es el trabajo en grupo, que suelen confundirse:

- Trabajo en grupo: tiene un objetivo determinado y concreto, con una temporalidad definida, sin necesidad de estar enmarcado en una organización. Las funciones de sus miembros no tienen una estabilidad fija. Una vez se ha conseguido el objetivo el grupo de trabajo desaparece.

- Trabajo en equipo: responde a una meta que se enmarca en la misión de una organización con unas funciones establecidas constantes y que lleva a cabo acciones de forma interdependiente teniendo en cuenta una continuidad, multiplicando los resultados de la organización.

Elementos que garantizan el trabajo en equipo

1. Descripción de los objetivos operativos del equipo:

Expresando en ellos el resultado final esperado en un tiempo determinado. Deben estar enmarcados en una meta que debe ser guiada por el equipo y debe estar en función de las necesidades del usuario.

2. Establecimiento de las funciones:

Debe existir una división de tareas concreta. Se establecen las funciones de cada componente. Se trata de determinar la dirección y el liderazgo del equipo:

-    Las responsabilidades deben estar definidas.
-    Cada uno debe saber qué decisiones pueden adoptar.
-    Cuando alguien tiene problemas, los demás estarán a su lado para ayudarle.

3. Descripción de los objetivos operativos del equipo:

Hay una serie de contenidos (conocimientos, formación, técnicas) que posee cada miembro y que deben utilizarse para alcanzar los resultados a través de la formulación y explicación de una serie de procedimientos operativos:

-    Elaboración de normas y dinámicas.
-    Reparto de responsabilidades.
-    Determinación de objetivos.
-    Expectativas.
-    Procesos de información y comunicación.
-    Evaluación de las intervenciones.

4. Elaboración de instrucciones técnicas o manual de calidad:

Se deben elaborar una serie de instrucciones técnicas o un manual de calidad donde se defina qué, cómo, cuándo y con qué pueden realizarse las actividades de cada miembro, especificando la secuencia de cada uno. Para ello, es preciso hacer una planificación del manual: aportación de ideas, debate, toma de decisiones, elaboración del plan de acción, etc.

5. Toma de decisiones en común, a través de la comunicación fluida entre los miembros.

Técnicas del trabajo en equipo

Para multiplicar el trabajo de una organización, entidad o servicio es necesario un trabajo en equipo y aplicar las técnicas necesarias para ello, como pueden ser:

1. Reuniones de equipo:

-    Tipos:

-    De información descendente: del coordinador hacia el equipo.
-    De información ascendente: desde el equipo hacia la coordinación.
-    Reuniones de debate para establecer un plan de acción.
-    Reuniones de evaluación del equipo.
-    Reuniones creativas.
-    Reuniones de toma de decisiones para solucionar problemas o conflictos.

-    Pautas para llevar a cabo la reunión:

- Es necesario una preparación previa para estudiar lo qué se va a tratar, hacer una programación y prever los soportes técnicos que se van a necesitar. El número ideal de participantes es entre 5 y 10 personas.
- Desarrollo de la reunión: este debe ser flexible y relajado, en donde se favorezcan las intervenciones, incentivar al equipo con refuerzos positivos y resumir el desarrollo de la reunión. Es importante que no se pierda el hilo conductor del tema central que se esté tratando.
- Conducción de la reunión: iniciación, presentación, utilización de técnicas comunicativas, resumen y finalización.
- Evolución de la reunión: es muy importante evaluar cómo han sido las reuniones, para de esta manera evitar posibles errores en las posteriores. Se puede hacer verbalmente o a través de cuestionarios.

2. Entrevistas:

Hay muchas formas de clasificar las entrevistas, en función de su estructura o en función de qué número de personas la realicen. Es decir, pueden ser individuales o grupales, y también estructuradas, abiertas, cerradas o semiestructuradas, dependiendo de lo que se pretenda con la entrevista y de quién forma parte de ella.

Se considera una técnica fundamental tanto para el trabajo en equipo como para el trabajo individual. Los resultados tras su utilización son excepcionales para, entre otras razones, conseguir información.

3. Utilización de documentación:

Se trata de compartir documentación en el grupo para facilitar el trabajo entre todos los miembros y enriquecer la toma de decisiones.

4. Derivación:

Se trata de trasladar la información que tenemos de un caso a otro profesional porque se considera que puede realizar una intervención más adecuada y acorde con la demanda del usuario. Las derivaciones se deben trabajar en equipo para permitir un buen seguimiento de cada caso por distintos profesionales.

5. Seguimiento por distintos profesionales de un caso:

Esta herramienta va en relación con lo explicado anteriormente. Trabajar en equipo supone también que un conjunto de profesionales realicen de una forma conjunta el seguimiento de un mismo caso.

Comportamientos en el grupo que facilitan el trabajo en equipo

-    Mantener informados a los miembros.
-    Participación activa de los miembros.
-    Confianza mútua.
-    Libertad de expresión.
-    Cooperación.
-    Cuando hay conflicto se deben estudiar las diferencias y solucionarlo.
-    Crítica constructiva.
-    Realización de actividades complejas en común.

Ventajas e inconvenientes del trabajo en equipo

Ventajas:

-    Mayor información y conocimientos.
-    Distintos puntos de vista para solucionar problemas.
-    Cooperación para enfrentar con éxito las tareas complejas.
-    Legitimidad ante las decisiones.
-    Prevención del estrés.
-    Percepción de apoyo.

Inconvenientes:

-    Lentitud para la solución de los problemas.
-    Control y manipulación del equipo por unos pocos.
-    Reducción del esfuerzo individual.
-    Difusión de la responsabilidad.
-    Inhibición de algunos miembros del grupo.